Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi gửi hàng đi nước ngoài là bước quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, tránh bị giữ hàng tại hải quan hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, phân chia theo đối tượng người gửi: cá nhân và doanh nghiệp.

1. Đối Với Cá Nhân Gửi Hàng (Quà Tặng, Buôn Bán Online, Hàng Cá Nhân…)

Nếu bạn là cá nhân gửi hàng đi nước ngoài với mục đích như biếu tặng, gửi cho người thân, hoặc kinh doanh nhỏ lẻ, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• CMND/CCCD hoặc Hộ Chiếu: Đây là giấy tờ bắt buộc để xác minh thông tin người gửi. Nếu nhờ người khác gửi hộ, cần có thêm giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ của cả hai bên.
• Phiếu Gửi Hàng (Air Waybill): Được cung cấp bởi đơn vị chuyển phát. Người gửi cần khai rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi và người nhận; mô tả loại hàng; số lượng; khối lượng; dịch vụ lựa chọn.
• Phiếu Khai Giá Trị Hàng Hóa (Proforma Invoice): Dùng cho hàng hóa không có mục đích thương mại. Ghi rõ tên hàng, số lượng, giá trị ước tính và mục đích gửi (quà tặng, cá nhân,…).
• Giấy Tờ Liên Quan Đến Hàng Hóa (Nếu Có): Đối với một số mặt hàng như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị điện tử,… người gửi nên chuẩn bị thêm các tài liệu như bảng thành phần, hình ảnh sản phẩm, tem nhãn, chứng nhận nguồn gốc.
• Danh Sách Hàng Hóa (Packing List): Với kiện hàng có nhiều loại sản phẩm khác nhau, nên lập danh sách mô tả chi tiết số lượng, loại hàng để hỗ trợ kiểm tra và khai báo dễ dàng hơn.

2. Đối Với Khách Hàng Là Doanh Nghiệp/Công Ty Gửi Hàng Thương Mại

Trường hợp là doanh nghiệp gửi hàng hóa có tính thương mại (xuất khẩu, hợp đồng, gửi mẫu…), cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng hơn, bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice): Ghi rõ tên hàng, mã HS Code, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, xuất xứ, điều kiện giao hàng (Incoterms). Đây là tài liệu bắt buộc đối với các lô hàng thương mại.
• Phiếu Đóng Gói (Packing List): Mô tả chi tiết các kiện hàng: tên hàng, số kiện, trọng lượng, thể tích, hình thức đóng gói,… giúp làm thủ tục hải quan và vận chuyển dễ dàng.
• Giấy Phép Kinh Doanh (nếu cần đối chiếu): Đối với một số mặt hàng hoặc yêu cầu kiểm tra xuất xứ từ phía hải quan nước đến, doanh nghiệp có thể cần cung cấp giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận pháp nhân.
• Chứng Từ Liên Quan Đến Hàng Hóa (nếu có): Tùy vào loại hàng gửi, có thể cần: giấy phép xuất khẩu, giấy kiểm định chất lượng (CQ), chứng nhận xuất xứ (CO), bảng phân tích thành phần, MSDS,…
• Hồ Sơ Hải Quan (nếu tự làm thủ tục): Với những lô hàng lớn hoặc cần làm thủ tục riêng, doanh nghiệp cần chuẩn bị: tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn, vận đơn, packing list,…

3. Đối Với Người Nhận Là Cá Nhân Ở Nước Ngoài

Người nhận hàng ở nước ngoài – đặc biệt là cá nhân – cũng cần chuẩn bị một số thông tin hoặc giấy tờ để tránh bị trễ hàng, giữ hàng tại hải quan hoặc phải đóng thuế không rõ ràng:

• Giấy Tờ Tùy Thân (ID/Hộ Chiếu): Được yêu cầu bởi một số hãng vận chuyển hoặc bưu điện địa phương khi nhận hàng. Tên trên giấy tờ phải trùng khớp với thông tin trên kiện hàng.
• Thông Tin Mã Tracking: Người nhận cần giữ mã vận đơn (tracking number) để theo dõi hành trình đơn hàng và liên hệ với hãng vận chuyển nếu cần.
• Chứng Từ Hợp Lệ Nếu Bị Hải Quan Yêu Cầu: Trường hợp bị yêu cầu nộp thuế nhập khẩu, người nhận có thể cần xuất trình chứng minh nguồn gốc cá nhân (giấy tờ thanh toán, chứng từ mua hàng,…).
• Thanh Toán Thuế Nhập Khẩu (nếu phát sinh): Tùy quốc gia và loại hàng, người nhận có thể phải đóng thuế VAT, phí xử lý hải quan, hoặc thuế nhập khẩu. Cần chuẩn bị trước khoản phí này khi nhận hàng.
• Thông Tin Liên Lạc Rõ Ràng: Số điện thoại, email, địa chỉ chính xác giúp hãng vận chuyển liên hệ để giao hàng đúng hạn hoặc xử lý khi có sự cố phát sinh.

4. Đối Với Khách Hàng Là Doanh Nghiệp Kinh Doanh Ở Nước Ngoài

Nếu người nhận là doanh nghiệp, cửa hàng hoặc nhà phân phối nước ngoài nhận hàng thương mại từ Việt Nam, cần chuẩn bị:

• Giấy Phép Kinh Doanh hoặc Mã Số Thuế: Được sử dụng để khai báo hải quan tại nước nhập khẩu, xác nhận tư cách pháp nhân.
• Chứng Từ Liên Quan Đến Hàng Hóa: Có thể bao gồm: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói, CO, CQ, MSDS,…
• Giấy Phép Nhập Khẩu (nếu hàng thuộc diện kiểm soát): Ví dụ: thực phẩm, dược phẩm, máy móc đặc biệt, chất lỏng,…
• Khai Báo Hải Quan và Thanh Toán Thuế Nhập Khẩu: Doanh nghiệp cần làm thủ tục hải quan nhập khẩu theo quy định nước sở tại và đóng các loại thuế tương ứng.
• Thông Tin Liên Hệ Người Đại Diện: Người nhận hàng phải có thông tin rõ ràng để hãng vận chuyển liên hệ giao hàng hoặc giải quyết phát sinh.

Một Số Lưu Ý Quan Trọng

✔️ Điền đúng và đầy đủ thông tin người nhận: họ tên, địa chỉ, mã zip, số điện thoại quốc tế.
✔️ Khai báo trung thực về loại hàng, số lượng, giá trị để tránh bị giữ hàng hoặc xử phạt.
✔️ Nên kiểm tra trước với đơn vị vận chuyển để được tư vấn cụ thể từng loại hàng và từng quốc gia.

Hỗ Trợ Tư Vấn Gửi Hàng Quốc Tế Tận Tình – Nhanh Chóng

An Tin Phat Express là đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế qua các hãng lớn như DHL, UPS, FedEx, EMS… Cam kết:

• ✅ Tư vấn và kiểm tra giấy tờ miễn phí
• ✅ Hỗ trợ đóng gói và khai hải quan trọn gói
• ✅ Giao hàng đến hơn 200 quốc gia
• ✅ Tiết kiệm đến 50% so với gửi trực tiếp qua hãng

📞 Hotline: 0927 868868
🌐 Website: https://antinphat.vn

Thời gian vận chuyển phụ thuộc vào quốc gia đến và dịch vụ bạn chọn. Với chuyển phát nhanh quốc tế (DHL, FedEx, UPS), hàng hóa thường đến tay người nhận trong 2–5 ngày làm việc. Nếu dùng dịch vụ tiết kiệm như EMS hoặc gửi thường, thời gian có thể kéo dài 5–10 ngày hoặc lâu hơn với các nước ở xa, khu vực khó tiếp cận.

Bạn có thể gửi đa dạng hàng hóa như: quần áo, giày dép, hàng tiêu dùng, thực phẩm khô, mỹ phẩm, thuốc tây, linh kiện điện tử, giấy tờ, quà tặng,… Tuy nhiên, cần lưu ý danh mục hàng cấm hoặc hạn chế như: chất lỏng dễ cháy, pin rời, vũ khí, thực phẩm tươi sống, tiền mặt, hàng giả, hoặc sản phẩm không rõ nguồn gốc.

Với các dịch vụ liên kết hãng: DHL, UPS, FedEx, EMS Có thể có. Thuế nhập khẩu tùy thuộc vào loại hàng, giá trị hàng, và quy định hải quan từng nước. Nếu giá trị khai báo vượt ngưỡng miễn thuế hoặc hàng hóa thuộc nhóm phải kiểm tra, người nhận có thể phải nộp thuế hoặc cung cấp bổ sung giấy tờ. Bạn nên khai báo giá trị thật và rõ ràng để tránh phát sinh rủi ro.

An Tin Phat Express có dịch vụ gửi hàng đi Mỹ bao 100% thuế nhập khẩu không phát sinh, hãy xem bảng giá hoặc gọi hotline để được hỗ trợ tốt nhất:

• Bảng giá gửi hàng đi Mỹ
• Bảng giá gửi hàng đi Úc
• Bảng giá gửi hàng đi Canada

Được, nhưng phải tuân thủ quy định từng nước. Hầu hết các hãng cho phép gửi thực phẩm khô, đóng gói kín, còn thuốc tây cần có nhãn rõ ràng và đôi khi phải có đơn thuốc hoặc hướng dẫn sử dụng. Một số nước (như Mỹ, Đức, Úc) kiểm soát rất chặt nhóm hàng này. Nên liên hệ trước để được tư vấn kỹ.

Bạn có thể mang hàng ra gửi vào cuối tuần nếu văn phòng chuyển phát mở cửa. Tuy nhiên, hãng vận chuyển quốc tế (DHL, FedEx, UPS,…) chỉ xử lý và giao hàng vào ngày làm việc (thứ 2–thứ 6). Nếu gửi cuối tuần, hàng sẽ được xử lý vào đầu tuần kế tiếp.

Có. Mỗi kiện hàng đều có mã vận đơn (tracking number). Bạn có thể tra cứu trực tiếp trên website của DHL, FedEx, UPS, EMS,… hoặc liên hệ với đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ tra cứu tình trạng hàng theo thời gian thực.

Thông thường có. Các hãng chuyển phát nhanh quốc tế yêu cầu chữ ký người nhận để xác nhận hàng hóa được giao thành công (khi chọn dịch vụ chữ ký). Nếu không có người nhận tại địa chỉ, hàng có thể được chuyển lại vào ngày hôm sau hoặc lưu tại kho để người nhận đến nhận.
Nếu không chọn dịch vụ chữ ký, hàng quý vị tự động được đưa đến cửa nhà mà không thông báo trước qua điện thoại. Quý vị cần theo dõi tracking để nhận hàng cũng như lấy hàng vào kẻo kẻ gian đi ngang lấy mất hàng.

Hoàn toàn được. Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế hiện nay hỗ trợ giao tận tay người nhận tại nhà ở hơn 200 quốc gia. Bạn chỉ cần cung cấp địa chỉ chính xác, số điện thoại người nhận để đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Không bắt buộc, nhưng nên đóng gói gọn gàng. Nếu bạn chưa chuẩn bị, An Tin Phat Express hỗ trợ đóng gói chuyên nghiệp bằng thùng carton, chống sốc, bọc niêm phong để đảm bảo an toàn và tối ưu chi phí cước.

Bạn có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị chuyển phát như An Tin Phat Express để kiểm tra danh mục hàng hóa được phép gửi. Ngoài ra, mỗi quốc gia có quy định riêng về hàng cấm/hạn chế, đặc biệt các mặt hàng như mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng, hóa chất, thiết bị điện tử,…

Có. Bạn có thể mua thêm bảo hiểm hàng hóa khi gửi, đặc biệt với các đơn hàng có giá trị cao. Phí bảo hiểm không bắt buộc nhưng giúp bạn yên tâm nếu xảy ra sự cố mất mát, thất lạc hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Ngay sau khi hàng được nhập vào hệ thống, bạn sẽ nhận được mã tracking (thường trong vòng 1–2 giờ kể từ lúc gửi). Mã này được gửi qua SMS, Zalo hoặc email để bạn dễ dàng tra cứu và theo dõi lộ trình hàng hóa.