Fulfillment là gì?

Fulfillment là một quá trình quản lý cũng như xử lý từ A đến Z cho một sản phẩm hay một đơn hàng từ lúc nhập vào kho rồi vận chuyển đến tận người tiêu dùng hay Fulfillment còn được hiểu là quá trình bắt đầu từ lúc hàng hóa được nhập vào kho đến khi người mua hàng nhận được sản phẩm, bao gồm các hoạt động lấy hàng từ người bán hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng đến lấy hàng từ kho, đóng gói và vận chuyển đến đúng địa chỉ của khách hàng. Đây được xem là một trong những giải pháp tối ưu đối với nhà bán lẻ thương mại điện tử hoặc các doanh nghiệp nhỏ với mục đích chính là tiết kiệm chi phí và thời gian.

Hiểu một cách khác, Fulfillment là hoạt động thay người bán hàng làm tất cả các công việc liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng cũng như vận chuyển, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh nhất. Fulfillment cũng được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau như dịch vụ hoàn tất đơn hàng, trung tâm phân phối sản phẩm hay dịch vụ hậu cần kho vận.

Quy trình hoạt động của dịch vụ Fulfillment

Một quy trình Fulfillment thường sẽ diễn ra theo quy trình như sau: Nhận hàng từ người bán hàng => Lưu kho => Xử lý các yêu cầu sau bán (đổi, trả hàng).

  • Nhận hàng từ người bán: Ở bước này, nhân viên công ty dịch vụ Fulfillment sẽ đến tận nơi người bán hàng để nhận hàng về lưu kho.
  • Lưu trữ hàng hóa và quản lý tồn kho: Sau khi dịch vụ Fulfillment nhận hàng, hàng hóa sẽ được lưu trữ và sắp xếp cẩn thận vào các kho hàng. Cùng với đó, hàng hóa sẽ được theo dõi và kiểm kê rõ ràng, thường xuyên để cập nhật lượng hàng hóa nhập – xuất chính xác, đảm bảo hàng được vận chuyển đúng thời điểm.

Xem thêm: Cách gửi hàng qua bưu điện từ A-Z cho người mới bắt đầu

  • Xử lý đơn hàng: Việc xử lý đơn hàng sẽ được chuẩn hóa toàn diện từ email người mua, xác nhận đơn hàng, tiến hành lấy hàng cũng như kiểm tra độ nguyên vẹn để đưa đến bộ phận đóng gói. Quá trình này sẽ được thực hiện bởi trung tâm xử lý đơn hàng Fulfillment và thường ít xảy ra sai sót bởi quy trình quản lý rõ ràng, kỹ lưỡng với hệ thống quản lý riêng.
  • Giao hàng thu tiền: Công ty Fulfillment sẽ tiến hành giao hàng cho người mua đúng địa chỉ và thời gian. Nếu đơn hàng chưa được thanh toán, dịch vụ Fulfillment sẽ thu hộ nếu có yêu cầu từ nhà bán hàng.
  • Xử lý các yêu cầu sau bán: Việc mua hàng trực tuyến rất dễ phát sinh các vấn đề đổi hoặc trả hàng sau mua bởi nhiều nguyên nhân. Các công ty Fulfillment sẽ tiếp nhận các yêu cầu hàng bán bị trả lại và trực tiếp xử lý theo chính sách, quy định của người bán.

Quy trình quản lý Fulfillment trong hoạt động kinh doanh

Quy trình vận hành của shop khi không đồng bộ vận chuyển

Đối với các cửa hàng truyền thống không ứng dụng công nghệ trong quản lý bán hàng, quy trình Fulfillment sẽ chia làm 2 hệ thống là Quản lý bán hàng và Quản lý vận chuyển.

Tuy nhiên, mô hình này thường gặp khá nhiều vấn đề do phải quản lý trên các hệ thống khác nhau thay vì đồng bộ như khi sử dụng phần mềm quản lý.

  • Tốn nguồn lực để tạo đơn hàng trên hệ thống
  • Tốn thời gian kiểm soát và quản lý đơn hàng rời rạc
  • Doanh thu/ chi phí không được quản lý chi tiết và đầy đủ tại một nơi
  • Khó khăn trong vấn đề đối soát với đối tác vận chuyển

Quy trình cơ bản để hoàn tất đơn hàng thông qua phần mềm quản lý

Là phần mềm quản lý kho tích hợp lên đơn và quản lý vận chuyển, giúp chủ kinh doanh có thể tối ưu quy trình quản lý bán hàng tại cửa hàng, online, vận đơn và tình hình kinh doanh một cách dễ dàng.

Với phần mềm quản lý An Tin Phat, chủ kinh doanh chỉ cần kết nối với các đơn vị vận chuyển là đối tác của An Tin Phat như: An Tin Phat Express, VNPost, J&T Express, GHN, Ninja Van,… ngay trên phần mềm. Thực hiện thao tác lên đơn và đẩy đơn vận chuyển qua đơn vị phù hợp nhất, yêu cầu đóng gói và xuất kho sản phẩm.

Khi này, đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận và thực hiện giao hàng. Hệ thống An Tin Phat sẽ đồng bộ trạng thái đơn hàng tự động giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi toàn bộ tình trạng đơn hàng.

Sau khi hàng hóa được giao thành công, cửa hàng sẽ thực hiện đối soát với đơn vị vận chuyển ngay trên phần mềm mà không cần tốn quá nhiều thời gian, đồng thời đảm bảo tính chính xác tối đa cho quá trình Quản lý hàng tồn và đối soát vận chuyển.

Mọi giao dịch và đơn hàng sẽ được lưu trữ ngay trên phần mềm quản lý, điều này sẽ giúp chủ kinh doanh giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hay đối chiếu trả hàng để hạn chế tối đa sai sót.

Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần lưu ý Fulfillment là gì cũng như quy trình Fulfillment tối ưu nhất mà chủ kinh doanh có thể tận dụng để tối ưu hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Xem thêm:

Phần mềm quản lý kho và quản lý hàng hóa

Giải pháp kho là gì?

Giải pháp kho là một phần giúp các doanh nghiệp, nhà bán hàng tiết kiệm được không gian lưu trữ cùng với việc quản lý chi tiết sản phẩm bao gồm: Số lượng sản phẩm còn tồn, số lượng sản phẩm đã bán, số lượng sản phẩm đang vận chuyển, số lượng sản phẩm đã giao hàng,…

Mỗi doanh nghiệp sẽ có giải pháp quản lý kho hàng và xuất nhập khác nhau. Trong đó, mỗi giải pháp sẽ được xem là tối ưu nhất để quản lý các kho hàng, đặc biệt là những kho hàng lớn với khối lượng hàng hóa xuất nhập liên tục.

Quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho là bào gồm trình tự của việc quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của kho hàng theo một quy chuẩn. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của mình mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn cho mình một quy trình riêng. Quy trình này sẽ được áp dụng và đảm bảo toàn doanh nghiệp phải tuân theo.

Bước 1: Nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa, thành phẩm, Người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian. Đây là một bước yêu cầu phải thực hiện một cách nghiêm túc để không bị nhập kho sai và ảnh hưởng đến những bước sau:

  • Dán nhãn và các thông tin ở vị trí tiện theo dõi nhất
  • Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
  • Kích thước, khối lượng tối đa đóng trong 1 thùng…
  • Thông thường những thông tin này được thể hiện ở văn bản do bên nhà cung cấp đưa ra. Những thông tin trên và thời gian giao hàng sẽ được gửi cho doanh nghiệp nhận hàng. Vì thế việc sắp xếp thời gian cũng như nhân lực để nhận hàng sẽ chủ động hơn.
  • Khi nhận hàng, người bàn giao cần phải cung cấp  phiếu xuất hàng. Trong phiếu này sẽ thể hiện những thông tin như các loại sản phẩm và số lượng từng lại, thời gian xuất hàng. Phiếu này sẽ có giá trị nếu có xác nhận của thủ kho bên nhà cung cấp.
  • Người nhận hàng sẽ kiểm tra dấu niêm phong thùng hàng, kiểm tra số lượng và tiến hành xếp dỡ hàng xuống.

Bước 2: Lưu kho

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kh là lưu kho. Để việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi thì nhân viên khi cần sắp xếp hàng hóa sau cho hợp lý và khoa học nhất.

Để làm được điều này, khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho thì hãy phân loại theo sản phẩm. Bạn có thể sắp xếp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hoặc một kệ riêng biệt để việc tìm kiểm trơn dễ hơn.

Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng

Đây là bước thu thập đủ sản phẩm hàng hóa để thực hiện các đơn hàng cho doanh nghiệp. Tối ưu được bước này bạn sẽ giảm được nhiều chi phí và tăng hiệu quả quản lý kho.

Nếu bạn thực hiện việc lưu kho như đã nói ở trên thì việc tìm kiếm, nhặt hàng trở nên dễ dàng hơn. Theo những người có kinh nghiệm thì bạn có thể nhặt hàng theo 2 cách:

Thu thập theo đơn hàng:  Đây là cách nhặt hàng phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ, ít đơn. Theo đó người quản lý kho sẽ in đơn hàng ra và đưa cho nhân viên tìm đúng chất lượng và đủ số lượng như quy định.

Nhặt hàng theo cụm: Nhân viên quản lý kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại. Sau đó sẽ phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho nhặt theo. Sau khi nhặt hàng đầy đủ thì mới chia đơn. Đây là giải pháp phù hợp với những đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Sau khi nhặt hàng đầy đủ bạn cần phải đóng gói để tiện vận chuyển. Bước này rất quan trọng vì thế phải thực hiện cẩn thận, chính xác để không bị hoàn hảo. Hãy ghi nhớ việc đóng gói nhằm hướng đến 2 mục đích là:

  • Hàng hóa được an toàn, hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình vận chuyển.
  • Tối ưu khối lượng để giảm thiểu chi phí giao hàng.

Khi hoàn thành việc đóng gói thì khi tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là thời điểm hàng ghi nhận là xuất kho và nhân viên tiến hành trừ tồn.

Bước 5: Hoàn hàng

Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng vẫn phải có trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn hàng nhân viên kho cần chú ý một số điều như:

  •  Hàng trả phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị hoàn lại.
  •  Hàng hóa bị trả lại nhập vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó như: sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nơi sản xuất…

Bước 6: Kiểm hàng

Đây là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để tránh sai sót, thiếu hụt hàng hóa do những sai lầm của các bước trên. Nếu kho luôn sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa giúp đỡ cho công việc này. Với công nghệ hiện đại bạn chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch và kiểm đếm số lượng.

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Những thống kê, báo cáo cũng rất cần thiết để quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Một số báo cáo kho phổ biến nhất là: sổ kho, báo cáo ko, báo cáo vượt/dưới định mức..

Vận chuyển hàng

Vận chuyển hàng hay Vận tải hàng hóa là một quá trình vận chuyển hàng hóa vật chất và hàng hóa hàng hóa và hàng hóa. Thuật ngữ vận chuyển ban đầu được gọi là vận chuyển bằng đường biển nhưng trong tiếng Anh Mỹ, nó đã được mở rộng để chỉ vận chuyển bằng đường bộ hoặc đường hàng không.

Trong Fulfillment thì không thể thiếu công đoạn vận chuyển hàng, bởi đây là một phần góp phần vào việc tối giản chi phí của bất kỳ một doanh nghiệp hay một cửa hàng kinh doanh nào.